Suuren tapahtuman järjestäminen ei ole mikään helppo homma. Jokainen pieni yksityiskohta tulee ottaa huomioon epäonnistumisen uhalla. Oletko esimerkiksi yrittänyt järjestää syntymäpäiväjuhlia ystävillesi tai koko perheen matkaa ulkomaille? He, jotka ovat ryhtyneet edellä mainittuihin missioihin, voivat luultavasti todeta yhteen ääneen, että asiat tuppaavat menemään jossakin välissä vikaan vaikka kuinka yrittäisi välttää kaikkia mahdollisia ongelmia.Ei kuitenkaan kannata vaipua epäuskoon. Harjoittelu tekee mestarin myös tapahtumien järjestämisessä. Oman tapahtuman, esimerkiksi musiikkiin liittyvän, järjestäminen on palkitsevaa – oman kädenjälkensä näkee jokaisessa yksityiskohdassa tapahtuman aikana. Tässä artikkelissa annamme muutamia vinkkejä oman musiikkitapahtuman järjestämiseen niille, joita kyseinen urasuuntaus (tai harrastus) mahdollisesti kiinnostaa.

Toimi systemaattisesti

Caroline Hilton, tapahtumajärjestäjä The Big Music Projectin manageri, antoi muutaman vinkin musiikkitapahtumien järjestämisestä The Big Music Projectin sivuilla. Ensinnäkin tapahtumien järjestäjän tulee olla erittäin järjestäytynyt, Hilton huomauttaa. Jos kalenterisi on kovassa käytössä ja osaat organisoida sekä ihmisiä että tavaroita, musiikkitapahtumien järjestäminen saattaa olla sinulle sopivaa työtä. Tämän lisäksi ahkeruus ja kunnollinen suunnitteleminen on musiikkitapahtuman järjestämisessä välttämättömiä osatekijöitä, kuten on myös järjestäjän kommunikointikyky.Mikäli tapahtuma on monipäiväinen, rannekkeiden käyttö on erityisen kätevä tapa pitää lipunmyynti hallinnassa. Muun muassa Axon Profililta voi hankkia rannekkeita eri väreissä tilaamalla suoraan yrityksen kotisivuilta.

Kommunikoi

Pienehkönkin tapahtuman kokoonpano saattaa olla pitkäkin prosessi, joka vaatii aikaa ja tarkkaa suunnittelua. Kaikkea vastuuta ei kuitenkaan tarvitse ottaa omille harteilleen, vaan oikeiden ihmisten palkkaaminen on tärkeä osa tapahtuman järjestämistä.Baarimikoista valomiehiin, taitavien henkilöiden löytäminen voi joskus olla vaikeaa. Lopussa kuitenkin kiitos seisoo, kun asiat sujuvat mutkattomasti osaavien työntekijöiden ansiosta. Ei myöskään saa unohtaa artisteja ja heidän kanssaan kommunikointia: on tärkeää, että jokainen tietää milloin ilmaantua paikalle, ja mitä tehdä paikan päällä.

Viestitä

Kun kaikki yllämainitut perusasiat on hoidettu, on pidettävä huoli markkinointipuolesta. Nähtyäsi monien tuntien verran vaivaa yhden musiikkitapahtuman eteen, on totta kai tärkeää saada ihmiset paikanpäälle nauttimaan lopputuloksesta.Asiakaskunnan tunnistaminen on tärkeää. Tapahtuman mainostamisen tulisi vastata kohderyhmää; nuorille ja teknologiatietoisille sosiaalisessa mediassa mainostaminen toimii, mutta vanhemmalle sukupolvelle netissä mainostaminen ei luultavasti ole tehokkain keino. Lipunmyynti onnistuu kätevästi netissä, ja suurin osa ihmisistä osaa ostaa lipun tällä tavalla. Ei muuta kuin tapahtumaa järjestämään!